Een volledige en nauwkeurige boekhouding is cruciaal voor het financiële welzijn van elke onderneming.
Veel ondernemers ervaren moeilijkheden met het verzamelen en bezorgen van alle benodigde digitale documenten. Dit kan aanzienlijke gevolgen hebben.
Indien documenten ontbreken, vereist het opvragen en verwerken hiervan veel tijd. Wanneer deze stukken niet worden aangeleverd, worden ze vaak geboekt op de rekening courant van de vennootschap. Dit heeft directe nadelen: de BTW op deze uitgaven wordt niet gerecupereerd, de uitgaven zelf worden fiscaal niet afgetrokken, en de boekhoudcijfers geven een vertekend beeld van de financiële situatie.
Bovendien moet de rekening courant bij vennootschappen uiteindelijk terugbetaald worden, waarbij jaarlijks ook intrest wordt geboekt. Een hoge stand van de rekening courant kan leiden tot vermindering van het eigen vermogen, wat de kredietverlening door banken bemoeilijkt. Bij een faillissement kunnen deze bedragen zelfs teruggevorderd worden van de bestuurders, en een gerechtelijke bescherming (GRP) wordt onmogelijk tenzij de rekening courant terugbetaald wordt. In sommige gevallen kan dit zelfs gezien worden als een strafrechtelijk vergrijp, namelijk misbruik van vennootschapsgoederen.
Er zijn ondernemers die hier goed op inspelen door bijvoorbeeld een afzonderlijke mailbox voor elektronische facturen te openen of een app te gebruiken voor het scannen van bonnetjes. Het is aan te raden om alle documenten stipt aan jouw accountant te bezorgen en jouw accountant te motiveren om regelmatig ontbrekende stukken op te vragen. Kijk ook of jouw accountant voldoende technische ondersteuning en oplossingen biedt om de digitale stroom eenvoudig te maken.
Hoewel de administratie soms als een last kan worden ervaren, is het essentieel om hier tijdig in te investeren. Dit voorkomt niet alleen een veelvoud aan tijd en kosten op een later moment, maar waarborgt ook dat jouw onderneming op een gezonde financiële basis kan opereren.
